製造業や工場・病院など、さまざまな業界・業種の職場でユニフォームが導入されています。ユニフォームは会社の備品であり、企業側での管理が必要です。しかし、従業員数が増えると、ユニフォームの管理が煩雑になり、頭を悩ませている担当者も多いことでしょう。
この記事では、ユニフォーム管理を効率化する方法やそのメリットを解説します。ユニフォームの管理に手間がかかりお困りの方は、ぜひ参考にしてください。
ユニフォーム管理を効率化する方法とは？具体策やメリットを解説
非効率的なユニフォーム管理で起こる問題？
効率的にユニフォーム管理ができていない場合、起こりうる問題は以下のとおりです。
•集計に手間がかかる
•在庫切れが頻発する
•受け渡しの履歴がわからなくなる
ユニフォーム管理が非効率的だとどんな問題が起こるのかがわかると、効率化が大切だとわかります。それぞれの問題点を詳しく解説します。
集計に手間がかかる
ユニフォーム管理が効率的に行われていないと、集計に手間がかかります。例えばユニフォームをExcelなどに手で入力して管理している場合、従業員ごとの着用サイズや貸与枚数などの情報を常に最新化しておくのは大変です。
特に新入社員が入社したり異動が多かったりと、人の出入りが激しい時期には情報の登録だけで時間がかかり、担当者の負担が増加するでしょう。手間が多いと、それだけ人的なミスも起こりやすくなります。
在庫切れが頻発する
ユニフォーム管理が効率的に行われていないと、ユニフォームの在庫切れが頻繁に発生します。どの従業員に何着のユニフォームを貸与しているのか、これから必要な枚数が把握しにくく、適切に発注できません。
その結果、必要な時にユニフォームが足りず貸与まで時間がかかったり、逆に余分に発注してしまい、無駄なコストがかかったりする恐れがあります。
受け渡しの履歴がわからなくなる
ユニフォーム管理が効率的に行われていないと、ユニフォームの受け渡し履歴がわからなくなることがあります。ユニフォーム管理にかかる手間が多いと、入力ミスや更新漏れが発生しやすいためです。
受け渡し履歴の情報が誤って登録されると、管理簿の情報が正しいのかどうか判断できないケースがあります。例えば、退職した従業員がユニフォームを返却したと言っているにもかかわらず、登録された情報が「未返却」となっている場合、どちらが正しいのか判断できません。
ユニフォーム管理を効率化するメリット
ユニフォーム管理を効率化するメリットは、以下のとおりです。
- 業務負担を減らせる
- コスト削減につながる
それぞれのメリットを詳しく解説します。
業務負担を減らせる
ユニフォーム管理を効率化する最大のメリットは、業務負担の軽減です。ユニフォーム管理に関わる作業を効率化できれば、それだけ手間もかからなくなるためです。
例えばユニフォームレンタルを導入し、管理も同時に依頼した場合、手作業での確認作業や従業員ごとの情報登録などが不要になります
煩雑な作業が減るためユニフォーム管理にかかる時間を減らせて、コア業務への集中や時間外労働の削減につながります。
コスト削減につながる
ユニフォーム管理を効率化することで、コスト削減につながります。ユニフォームの使用状況が見えるようになり、必要な数を正確に把握できるためです。
例えば管理が曖昧な場合、不要なユニフォームを発注してしまい、余剰在庫が発生しやすいです。発注にかかるコストだけでなく、余剰在庫を保管するためのコストもかかります。ユニフォーム管理を効率化すれば、常に最適な量のユニフォームで運用でき、余計なコストを削減できます。また、管理業務を効率化すればユニフォーム管理にかかる人件費の削減が可能です。
ユニフォーム管理を効率化する前に知っておきたいこと
ユニフォーム管理を効率化する際には、初期費用やランニングコストがかかるケースがあります。例えば、管理システムやユニフォームレンタルを利用するにはコストが必要です。しかし、管理にかかる人件費や誤発注による余計なコストが軽減されるのに加え、常に清潔なユニフォームを従業員に提供できるメリットがあります。その結果、従業員満足度や企業イメージが向上することもあるでしょう。費用対効果を考慮し、ユニフォーム管理のツールやサービスの導入を検討しましょう。
ユニフォーム管理を効率化する方法
ユニフォーム管理を効率化するための方法は以下の4つです。
- 貸与規定を明確にする
- 定期的にチェックする
- 管理システムを導入する
- ユニフォームレンタルを導入する
それぞれの方法を詳しく解説するので、ぜひ自社に合った方法でユニフォーム管理を効率化してください。
貸与規定を明確にする
ユニフォームの貸与規定を明確にし、従業員に周知しましょう。貸与規定に盛り込む主な項目は、以下のとおりです。
- 種類や枚数
- 着用する場所・時間・業務内容
- 使用時の注意点
- 洗濯・クリーニング費用の負担者（会社か従業員か）
- 汚損・紛失時の対応（再貸与時に有償か無償か）
- 耐用年数・交換時期
- 退職時の返却方法
- 盗難・紛失時の対処方法
明確にルールを決めておけば、ユニフォームの貸与枚数や種類などが統一されるため、管理の手間が削減できます。また、汚損時や退職時の対応が決まっているとスムーズな回収・再利用が可能です。貸与規定が明確でない場合、まずは規定を決め、その規定に則ってユニフォームを運用しましょう。
定期的にチェックする
ユニフォームの在庫数や状態を定期的にチェックしましょう。ユニフォームの汚れやほつれなどに早く気づけるようにチェック項目を決めておき、従業員には常に清潔感のあるユニフォームを着用してもらいます。
また、従業員数に応じてどれくらい予備のユニフォームを用意するか決めておくのも重要です。人の出入りが多い時期でも、担当者の裁量で発注量に差が出ることなく、適切な数量で管理・運用しやすくなります。
管理システムを導入する
備品管理システムを導入してユニフォームを管理する方法もあります。管理システムを使えば、ユニフォームの種類やどの従業員に貸与しているのか、サイズごとの在庫状況などをまとめて管理可能です。
Excelや紙で管理するよりもミスが少なく、すぐに情報の確認ができます。また、システムによってはバーコードやICタグを使って貸出・返却の管理や棚卸しもできます。
ユニフォームレンタルを導入する
ユニフォームレンタルを導入し、レンタルに加えて管理業務を一括で依頼する方法もあります。クリーニングやメンテナンスは業者が行うため、自社で管理する手間が大幅に削減されます。サイズ変更や枚数調整も対応できるため、余計な在庫を抱えることもありません。例えば、健康診断を行っている病院が検診服をレンタルする場合、患者数が増える時期に合わせてレンタル枚数を増やすなど、柔軟に対応できます。
また、在庫管理のサポートサービスがある業者なら、ユニフォーム管理担当の業務負担が軽減されるでしょう。
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ユニフォーム管理を効率化して業務負担を減らそう
ユニフォーム管理を効率化する方法やメリットを紹介しました。ユニフォームは会社の備品として管理すべきものであり、手作業で管理していると入力ミスや登録漏れが発生しやすく、管理が曖昧になることがあります。
ユニフォーム管理を効率化すれば、発注にかかるコストや人件費を削減でき、業務負担を軽減できます。ユニフォームを管理する担当者は、別の業務に取り組むことができるようになり、エンゲージメント向上に繋がる可能性が拡がるでしょう。
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